Návod: Povinnou osobou dle AML zákona krok za krokem
AML zákon neboli zákon proti praní špinavých peněz přidává podnikatelům a firmám z vybraných segmentů řadu administrativních povinností. Musíte ověřovat totožnost klientů, kontrolovat jejich zdroje financí nebo vypracovat systém vnitřních zásad. V článku vás provedeme všemi kroky, které byste měli udělat poté, co se stanete povinnou osobou.
Obsah článku:
Vyřešte povinnosti spojené s AML zákonem
Kdo je povinná osoba
To, jestli se vás týkají povinnosti podle AML zákona, najdete přímo v samotném zákoně. Obsahuje totiž výčet činností, u kterých existuje zvýšená pravděpodobnost, že je někdo zneužije k praní špinavých peněz nebo k financování terorismu. Pokud se této činnosti věnujete v rámci svého podnikání, stáváte se povinnou osobou dle AML zákona.
Povinnou osobou jste, pokud podnikáte v některém z těchto odvětví:
- banky, pojišťovny, investiční společnosti, poskytovatelé úvěrů a další finanční instituce,
- realitní kanceláře, makléři a všichni, kdo se zabývají prodejem, pronájmem a správou nemovitostí,
- advokáti a notáři,
- účetní a auditorské firmy, účetní a finanční poradci,
- směnárny a poskytovatelé platebních služeb,
- zprostředkovatelé dluhopisů a jiných investičních produktů a investiční poradci,
- kasina a jiné podniky provozující hazardní hry,
- podniky obchodující s použitým zboží (bazary, zastavárny),
- obchodníci s virtuálními aktivy (např. kryptoměnami) nebo uměleckými díly,
- obchodníci s drahými kovy a kameny,
- a všichni ostatní, kdo přijímají platby v hotovosti nad 10 000 EUR – tedy zhruba 250 000 Kč (i pokud platbu přijmete pouze jednou).
Uvedený výčet je zobecněný a zestručněný pro účely článku, kompletní seznam najdete v zákoně. Pokud si nejste jistí, zda svou podnikatelskou činností mezi povinné osoby spadáte, můžete požádat Finanční analytický úřad o stanovisko.
Povinnou osobou se stáváte:
- od chvíle, kdy v daném segmentu začnete podnikat (získáte k činnost oprávnění, například zahájením živnosti),
- ve chvíli, kdy se váš segment do seznamu povinných osob zařádí z důvodu novely AML zákona (takto se do seznamu zařadili například prodejci zlata a drahých kovů v roce 2024).
Rozsah vašich povinností v rámci AML zákona se může lišit dle oboru. K některým odchylkám v pravidlech dochází například u auditorů, soudních exekutorů, advokátů nebo notářů. Rozdíly najdete podrobně popsané v AML zákoně.
Jaké má povinná osoba povinnosti
Podle AML zákona je musíte plnit jednorázově i průběžně.
Mezi jednorázové povinnosti patří:
- Vypracovat systém vnitřních zásad
- Vypracovat hodnocení rizik
- Určit kontaktní osobu
- Určit odpovědnou osobu
- Školit zaměstnance
Mezi průběžné povinnosti patří:
- Identifikace klienta
- Kontrola klienta
- Neuskutečnit obchod
- Uchovávat informace
- Oznámit podezřelý obchod
- Povinnost mlčenlivosti
Pojďme si nyní popsat, jak tyto povinnosti splnit
1. Systém vnitřních zásad a hodnocení rizik
Povinnost vypracovat systém vnitřních zásad a hodnocení rizik mají podle AML zákona podnikatelé v následujících odvětvích. Ostatních povinných osob se tato povinnost netýká.
- Úvěrové a finanční instituce,
- podnikatelé v hazardním sektoru,
- podnikatelé v realitním sektoru,
- osoby poskytující služby pro právnické osoby nebo svěřenské fondy
- a osoby poskytující služby spojené s virtuálním aktivem.
Povinnosti podle AML zákona splníte, pokud budete mít písemně vypracovaná pravidla pro:
- systém vnitřních zásad a povinností
- a hodnocení rizik.
lavním smyslem těchto dokumentů je, aby sjednotily plnění AML povinností napříč celou firmou (například aby všichni kolegové postupovali při ověřování osob či nahlašování podezřelých obchodů stejným způsobem). Z tohoto důvodu platí výjimka z vypracování dokumentů pro povinné osoby, které:
- nemají zaměstnance,
- nebo činnost vykonávají pouze pro jediného klienta.
„Každá povinná osoba má povinnost zavést a následně uplatňovat odpovídající strategie a postupy vnitřní kontroly (§ 21 odst. 1 AML zákona) a identifikovat a posoudit rizika legalizace výnosů z trestné činnosti a financování terorismu, kterým je při své činnosti vystavena (§ 21a odst. 1 AML zákon). Vypracovat systém vnitřních zásad a hodnocení rizik v písemné formě jsou však povinny jen některé z nich.“
Jan Tomíšek
Partner advokátní společnosti Rowan Legal
Dokumenty musíte vypracovat v českém jazyce a poslat ho Finančnímu analytickému úřadu do 60 dní od chvíle, kdy se stanete povinnou osobou. Oznámení můžete provést e-mailem, poštou nebo například zprávou před datovou schránku. Pokud v dokumentu časem provedete změny, musíte o tom do 60 dní opět informovat FAÚ.
Povinné osoby podle § 2 odst. 1 písm. b) bodů 1 až 4 AML zákona (tedy například poskytovatelé investičních služeb) musí systém vnitřních zásad předat také České národní bance.
Systém vnitřních zásad
SVZ je rozsáhlý dokument, který popisuje povinnosti spojené s AML zákonem a způsob, jak je ve firmě uplatňujete v praxi. Dokument slouží mimo jiné k tomu, aby zaměstnanci věděli, jak mají při plnění AML zákona postupovat a v případě nejasností do něj mohou nahlédnout.
Dokument nemusíte vytvářet od nuly. Využijte vzor od finančního analytického úřadu (FAÚ), ve kterém si upravíte vyznačené pasáže podle toho, jak ve firmě fungujete. Doporučujeme ale při vypracování dokumentu poradit se s právníkem, abyste měli vše z pohledu FAÚ a v pořádku.
Hodnocení rizik
Hodnocení rizik je formální součástí systému vnitřních zásad. Obojí tedy můžete vypracovat jako jeden dokument.
Hodnocení rizik musí zahrnovat:
- rizikovou kategorizaci typů klientů,
- rizikovou kategorizaci produktů a s nimi souvisejících služeb, které mohou být zneužity k praní peněz nebo financování terorismu.
Finanční analytický úřad dává k sestavení hodnocení rizik tyto pokyny: „Důležitá je jejich příkladná, nikoli pouze zákonem stanovená, tedy nutně obecná formulace. (…) Takto příkladně formulované znaky podezřelosti musí souviset s portfoliem poskytovaných produktů a služeb na straně jedné a na straně druhé s typologiemi hrozeb, jimž jsou příslušné produkty a služby vystaveny.“
Přeloženo do běžné řeči: rizika musíte zhodnotit podle typu vašich klientů a produktů či služeb, se kterými váš byznys pracuje.
Podrobné pokyny pro vypracování hodnocení rizik najdete na stránkách FAÚ.
2. Určení kontaktní a zodpovědné osoby
Jakmile se stanete povinnou osobu, musíte ve firmě určit někoho, kdo bude na plnění povinností spojených s AML zákonem dohlížet.
Zodpovědnou osobu musíte určit nejpozději 60 dní od chvíle, kdy se stanete povinnou osobou. Pokud nemáte zaměstnance, jste zodpovědnou osobou vy. O zvolení zodpovědné osoby úřady informovat nemusíte.
Některé povinné osoby mají povinnost vybrat také kontaktní osobu, tedy toho, kdo bude mít na starosti komunikaci s FAÚ.
Kontaktní osobu musí určit pouze povinné osoby ze segmentů dle § 2 odst. 1 písm. a), b), c), d), h) a l), tedy:
- úvěrové a finanční instituce,
- podnikateré v hazardním sektoru,
- podnikatelé v realitním sektoru,
- osoby poskytující služby pro právnické osoby nebo svěřenské fondy
- a osoby poskytující služby spojené s virtuálním aktivem.
Určení kontaktní osoby musíte oznámit FAÚ do 60 dnů od chvíle, kdy se stanete povinnou osobou. Pokud časem určíte jinou kontaktní osobu, musíte to FAÚ znovu oznámit do 30 dnů. K oznámení můžete využít vzorový formulář a poslat ho FAÚ e-mailem nebo přes datovou schránku.
3. Školení zaměstnanců
Má-li vaše firma zaměstnance, musíte je jako povinná osoba vždy jednou za 12 měsíců proškolit ohledně AML zákona a s ním souvisejícími povinnostmi. Týká se to všech zaměstnanců, kteří mohou přijít do kontaktu s podezřelými obchody. Se zaměstnanci projděte například postupy, jak ověřovat identitu klientů nebo jak je kontrolovat. Pokud jste samostatně podnikající osoba, sami sebe školit nemusíte.
Je na vás, jakou formu školení zvolíte. Můžete se proškolit interně, nebo si přizvat externí specialisty. Následně potřebujete důkaz o tom, že školení proběhlo (podepsanou prezenční listinu apod.).
4. Ověřování identity zákazníků
Jednorázové povinnosti jsme prošli, nyní je čas na povinnost, kterou budete vy a vaši zaměstnanci provádět nejčastěji: ověřování identity zákazníků. Podle AML zákona jste povinni zjistit, že váš zákazník je skutečně tím, za koho se vydává.
Při ověřování identity zákazníků musíte:
- ověřit totožnost klienta prostřednictvím platného dokladu totožnosti,
- získat informace o skutečném majiteli firmy, pokud je zákazníkem právnická osoba (například z obchodního rejstříku),
- pokud za sebe zákazník pošle někoho jiného, musíte ověřit, že má jeho zástupce dostatečné oprávnění (například plnou moc),
- archivovat klientovy identifikační údaje a spolu s nimi záznam o provedené transakci (o jakou částku šlo, co si zákazník pořídil a kdo, kdy a jak ověřil jeho totožnost).
„V případě zastupování zákazníka musí povinná osoba získat a archivovat originál nebo ověřenou kopii plné moci nebo číslo jednací rozhodnutí soudu o jmenování opatrovníka.“
JUDr. Ing. Magdalena Plevová
Finanční analytický úřad
Ověřit musíte klienty, se kterými:
- právě uzavíráte dlouhodobý obchodní vztah,
- právě uzavíráte jednorázový obchod, jehož hodnota přesahuje 1 000 EUR,
- nebo vyhodnotíte, že může jít o podezřelý obchod (v takovém případě nehraje roli částka finanční transakce).
Jestliže klient ověření odmítne, máte dle AML zákona povinnost obchod neuskutečnit.
Totožnost klienta můžete ověřit osobně (face to face), nebo elektronicky (ale pouze za předpokladu, že způsob ověření splňuje technické normy a postupy, které definuje AML zákon – jinými slovy ověření musí být dostatečně spolehlivé). Průběh obou způsobů ověření si ukážeme na příkladu.
- Navazujete s klientem obchodní vztah a na pobočce ho požádáte o předložení občanky.
- Zhodnotíte, že osoba na dokladu je skutečně klient, který sedí před vámi.
- Doklad naskenujete nebo okopírujete, případně ručně přepíšete údaje do svého systému.
- Kopii dokladu archivujete do fyzického šanonu nebo dokumentu v počítači.
- Klient s vámi navazuje obchodní vztah a v online rozhraní se mu objeví výzva k ověření identity.
- Klient se přihlásí pomocí své bankovní identity a potvrdí předání svých údajů.
- Klientovy údaje a záznam o transakci se automaticky archivují v rozhraní Bank iD.
Výhodou ověření klientů pomocí Bank iD je, že:
- klienti za vámi nemusí osobně na pobočku,
- proces je rychlejší a zabere jen pár minut,
- zbavíte se velké části administrativy spojené s AML zákonem,
- nemusíte archivovat, chránit ani mazat kopie dokladů od klientů,
- bankovní identitu má k dispozici 6,5 milionů lidí v Česku a většina lidí tento způsob ověření preferuje,
je bezpečnější pro obě strany (data klientů jsou bezpečně uložena a podvodníci se vám nemohou prokázat falešným dokladem).
Chcete-li začít ověřovat klienty pomocí bankovní identity, ozvěte se nám. V Bank iD zastřešujeme všechny bankovní identity na českém trhu. Jediné, co k implementaci bankovní identity potřebujete, je webové rozhraní, na které ji napojíte. Pokud si nejste jistí, zda je váš systém na implementaci připravený, rádi vám poradíme a navedeme vás.
„Většinu jiných způsobů identifikace na dálku nelze na rozdíl od Bank iD využít vždy, ale jen v případě klientů a produktů, které nejsou spojeny se zvýšeným rizikem (viz např. § 11 odst. 9 AML zákona). AML zákon tímto reflektuje mimo jiné právě poměrně omezené možnosti povinné osoby ověřit na dálku pravost obdržených informací a dokumentů, vč. zaslaných dokladů. V případě dokladů se lze v praxi setkat s tím, že povinné osoby například využívají v procesu identifikace video-identifikace či vyžadují od klienta pořízení selfie společně s dokladem totožnosti. Ani tyto metody však nejsou zcela bezpečné.“
Jan Tomíšek
Partner advokátní společnosti Rowan Legal
5. Kontrola zákazníků
Podle AML zákona máte povinnost průběžně kontrolovat klienty a jejich transakce. Cílem je zachytit případ, kdy by se klient chystal provést podezřelý obchod.
Kontrolu musíte provést v následujících případech:
- na začátku obchodního vztahu,
- když víte, že jednorázový obchod dosáhne hodnoty 15 000 EUR a více,
- pokud je klient politicky exponovaná osoba,
- pokud je klient z vysoce rizikové třetí země (seznamy najdete zde),
- pokud obchod považujete za podezřelý (například doklad klienta nepůsobí reálně),
- jako provozovatel hazardních her při každém obchodu v hodnotě alespoň 2 000 EUR,
- při převodu peněžních prostředků v hodnotě 1 000 EUR a více, který probíhá mimo účet (např. poukazování peněz).
Při kontrole klienta:
- zjistěte účel a povahu obchodu,
- přezkoumejte zdroje peněžních prostředků nebo jiného majetku, kterého se obchod nebo obchodní vztah týká,
- zjistěte, zda klient není politicky exponovaná osoba nebo osobou, vůči níž ČR uplatňuje mezinárodní sankce.
Zní to složitě, ale ve většině případů tento proces vyřídíte čestným prohlášením, které klientovi dáte k podpisu. V něm například potvrdí, že není politicky exponovanou osobou nebo že zdroje jeho peněžních prostředků nepochází z nelegálních zdrojů. Vzor prohlášení si ideálně nechte vytvořit od právníka.
Jestliže klientovu transakci vyhodnotíte jako podezřelou nebo je klient politicky exponovaná osoba či pochází z rizikové země, musíte provést tzv. zesílenou kontrolu. Při ní:
- si vyžádáte dokumenty dokládající zamýšlenou povahu obchodního vztahu, zdroj peněžních prostředků a jiného majetku klienta (např. kupní smlouvy nemovitostí),
- ručně ověříte získané dokumenty (z důvěryhodných zdrojů),
obchodní vztah pravidelně a pozorně sledujete.
Politicky exponovanou osobou jsou například poslanci, soudci, vysoce postavení úředníci, ale také jejich blízcí příbuzní (i vnoučata nebo sestřenice). Seznam politicky exponovaných osob najdete například zde.
Kontroly klientů byste měli provádět i průběžně. Pokud si například všimnete, že klient v krátkém časovém rozmezí vkládá na účet velké množství malých částek, jde o podezřelou transakci.
6. Neuskutečnění obchodu, oznámení podezřelých obchodů a mlčenlivost
Jako povinná osoba pravděpodobně dříve nebo později narazíte na podezřelé jednání ze strany klienta. V takovém případě máte podle AML zákona několik povinností.
Zaprvé obchod nesmíte uskutečnit. Konkrétně v případech, kdy:
- klient odmítne ověření své identity,
- klient neposkytne součinnost při kontrole (např. nedoloží původ peněz),
- ověření identity klienta nelze z nějakého důvodu provést,
- máte pochybnosti o pravdivosti poskytnutých informací nebo pravosti předložených dokladů.
Narazíte-li na podezřelý obchod nebo podezřelé jednání klienta během obchodního vztahu, máte povinnost nahlásit to Finančnímu analytickému úřadu. Ten provede šetření a vyhodnotí, zda se klient nepokouší o trestný čin či přestupek nebo něco z toho již neprovedl. Pro nahlášení využijte online formulář FAÚ.
Pozor! Pokud na podezřelý obchod narazíte, jste vázáni povinností mlčenlivosti. Vy ani vaši zaměstnanci nesmíte šířit jakékoliv informace týkající se oznámené podezřelé činnosti a jejího šetření.
Bank iD zařídí splnění povinností dle AML zákona za vás
Jak vidíte, z AML zákona vyplývá pro povinné osoby celá řada povinností, z nichž některé mohou být administrativně velmi náročné. Každá chyba při ověřování identity klienta může mít zásadní dopad na pověst vaší firmy.
Velké části administrace se zbavíte, pokud k ověřování klientů využijete Bank iD. Jde o nejjednodušší a nejbezpečnější způsob, jak vzdáleně ověřit identitu vašich klientů a jednoduše vyřešit legislativní povinnosti.
- Klient zvládne odbavit ověření totožnosti sám a zabere mu to jen pár minut.
- Zbavíte se administrace spojené s ručním ověřováním a archivováním dat.
- Identitu klientů neověřujete – pouze převezmete již ověřené údaje od jejich banky.
- Nepoctiví klienti nemohou doklady zfalšovat.
- Tento způsob ověřování preferuje Finanční analytický úřad i také samotní klienti.
Pokud o ověřování klientů pomocí Bank iD uvažujete, ozvěte se nám. Zastřešujeme všechny bankovní identity na českém trhu a na AML identifikaci jsme experti.
